ContractPing

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników platformy ContractPing - systemu AI do automatycznego przypominania o terminach umów.

Administrator danych

Nazwa: Adam Zakrzewski Qlpage Creative Studio

Adres: ul. Dzieci Warszawy 11h/10, 02-495 Warszawa, Polska

NIP: 6030007091

REGON: 200297703

Email: kontakt@contractping.com

Telefon: +48 511 836 821

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Jakie dane zbieramy i przetwarzamy

Dane rejestracyjne

• Adres e-mail
• Imię i nazwisko
• Dane firmy
• Numer telefonu (opcjonalnie)
• Hasło (w formie zaszyfrowanej)

Dane umów i dokumentów

• Treść przesłanych umów (PDF, DOCX) na czas przetwarzania dokumentów
• Wyodrębnione terminy i daty
• Nazwy kontrahentów / nazwy przypomnień
• Kategorie umów
• Notatki i komentarze użytkownika

Dane techniczne

• Adres IP
• Typ przeglądarki i urządzenia
• Logi aktywności w systemie
• Cookies i dane sesji
• Czas korzystania z platformy

Dane komunikacyjne

• Historia wysłanych powiadomień
• Preferencje komunikacyjne
• Dane integracji (Teams, Slack)
• Numery telefonów do SMS
• Szablony wiadomości

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Świadczenie usług ContractPing

Podstawa prawna: Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• Analiza dokumentów i wykrywanie terminów przez AI
• Wysyłanie przypomnień e-mail, SMS, Teams, Slack
• Zarządzanie kontem użytkownika i zespołem
• Udostępnianie dashboardu i raportów

Marketing i komunikacja

Podstawa prawna: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• Wysyłanie newslettera i informacji o produkcie
• Komunikacja o nowych funkcjach
• Badania satysfakcji użytkowników

Bezpieczeństwo i zgodność z prawem

Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Zapobieganie nadużyciom i oszustwom
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu
• Archiwizacja dla celów dowodowych
• Analiza wydajności i optymalizacja

4. Komu udostępniamy dane

Zasada: Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie udostępniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Dostawcy usług technicznych

Hosting: Vercel (Europa (Frankfurt))
Usługi AI: OpenAI (przetwarzanie dokumentów)
E-mail: SendGrid, Amazon SES
SMS: Twilio, MessageBird
Integracje: Microsoft (Teams), Slack

Wszyscy dostawcy działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z RODO.

Organy państwowe

Dane mogą być udostępnione organom państwowym wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. na żądanie sądu, prokuratury, policji w ramach prowadzonych postępowań).

5. Bezpieczeństwo danych

Szyfrowanie

• Szyfrowanie w tranzycie (TLS 1.3)
• Szyfrowanie w spoczynku (AES-256)
• Zaszyfrowane hasła (bcrypt)
• Bezpieczne klucze API

Kontrola dostępu

• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
• Zarządzanie rolami i uprawnieniami
• Regularne audyty dostępu
• Monitoring aktywności

Infrastruktura

Certyfikowane centra danych
Regularne kopie zapasowe
Plan odzyskiwania danych
Monitoring 24/7

Procedury

• Regularne testy bezpieczeństwa
• Szkolenia zespołu
• Plan reagowania na incydenty
• Audyty zewnętrzne

6. Okres przechowywania danych

Dane konta i umów

Okres: 7 lat od zakończenia korzystania z usługi

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do świadczenia usług oraz przez czas wymagany przepisami prawa (w szczególności przepisami o rachunkowości).

Logi i dane techniczne

Okres: 12 miesięcy

Logi systemowe i dane techniczne są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania systemu.

Kopie zapasowe

Okres: 30 dni

Kopie zapasowe są automatycznie usuwane po upływie okresu retencji.

7. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

Prawo dostępu

Możesz żądać informacji o tym, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i komu je udostępniamy.

Prawo do sprostowania

Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia

Możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne lub wycofasz zgodę.

Prawo do ograniczenia

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach.

Prawo do przenoszenia

Możesz otrzymać swoje dane w formacie umożliwiającym przeniesienie do innego systemu.

Prawo sprzeciwu

Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingowych.

Jak skorzystać z praw?

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami:

Email: dpo@contractping.com

Telefon: +48 511 836 821

Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni. W przypadku skomplikowanych żądań okres ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni.

8. Pliki cookies

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania, personalizacji treści i analizy ruchu. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce Cookies.

Rodzaje cookies

Niezbędne: Umożliwiają podstawowe funkcjonowanie strony
Funkcjonalne: Zapamiętują Twoje preferencje
Analityczne: Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony
Marketingowe: Służą do personalizacji reklam (za zgodą)

9. Zmiany w polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez:

• Powiadomienie e-mail wysłane na adres podany podczas rejestracji
• Informację na stronie głównej aplikacji
• Aktualizację daty “ostatniej modyfikacji” w nagłówku polityki

Kontynuując korzystanie z usług po wprowadzeniu zmian, wyrażasz zgodę na nowe warunki.

10. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami:

Email ogólny

kontakt@contractping.com

Inspektor Ochrony Danych

dpo@contractping.com

Telefon

+48 511 836 821

Adres

ul. Dzieci Warszawy 11h/10
02-495 Warszawa
Polska

11. Prawo do wniesienia skargi

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Tel.: +48 22 531 03 00

E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

Strona: uodo.gov.pl